(WKr) Das Finanzamt prüft deutlich stärker die Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben mit verschiedenen Kassensystemen. Es wird verschärft auf die
- vollständige
- richtige
- geordnete
- unveränderbare und
- zeitnahe
Kassenführung geachtet. Liegen in diesen Punkten formelle und sachliche Mängel vor, so wird die Kassenführung verworfen und es kommt zu Hinzuschätzungen.
Man unterscheidet zwischen zwei Kassensystemen:
1. Offene Ladenkasse
Schublade, Schuhkarton, Rechenmaschine ohne Speicher
2. Elektronische Registrierkasse
EDV-Registrierkassen: Kostengünstige Registrierkassen mit meist fixer Programmierung
Proprietäre Kassen: herstellerspezifische Kassen – zwingend erforderlich: auslesbarer elektronischer Spei-cher
PC-Kassensysteme: PC mit Betriebssystem
Mischformen: Waagen mit Registrierfunktion, Taxameter…
1. Offene Ladenkasse
Unternehmer, die bisher eine offene Ladenkasse geführt haben, sind ab dem 01.01.2017 nicht dazu verpflichtet, auf eine elektronische Registrierkasse mit Speicherfunktion umzustellen. Diese können weiterhin eine offene Ladenkasse führen, ohne Verwerfung der Kasse bzw. Hinzuschätzung der Einnahmen durch das Finanzamt, unter folgenden Voraussetzungen:
Tägliche Führung und Erstellung des Kassenberichts und des Kassenbuches handschriftlich
Durchführung täglicher Kassenbestandsaufnahmen mit Zählprotokoll (Kassensturz)
Belege über Barausgaben
laufende tägliche Eintragung der Privatentnahmen und Privateinlagen mit Eigenbeleg
sonstige Einnahmen bzw. Ausgaben durch Geldtransit
2. Elektronische Registrierkasse
Verwendet ein Unternehmer bisher eine elektronische Registrierkasse, dann besteht bis zum 31.12.2016 eine Übergangsregelung für die Aufzeichnung der Einnahmen, wenn die Registrierkasse keine eigene Speicherfunktion hat. Dies betrifft elektronische Registrierkassen, die keine Schnittstellen haben, um Daten zu exportieren. Für diese Kassen ist zu prüfen, ob eine Aufrüstung möglich ist.
Ist eine Aufrüstung nicht möglich, so muss zwingend ab dem 01.01.2017 eine Kasse benutzt werden
die eine Schnittstelle hat, um Daten zu exportieren
die eine eigene Speicherfunktion hat und
in der täglich digital die Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden.
Aus Sicht der Finanzverwaltung müssen in diesem Zusammenhang nachstehende Unterlagen aufbewahrt und vorgelegt werden:
ausführliche Bedienungsanleitung
Programmieranleitung
Grundprogrammierung
Protokolle über nachträgliche Programmieränderungen
Protokolle über die Einrichtung von Kellner-, Trainings- und Managerschlüsseln und
alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.
Alle Geschäftsvorfälle müssen sich im Einzelnen über das System nachvollziehen lassen.
Folgende Dokumentation muss unveränderbar und in fortlaufender Form bei einer elektronischen Registrierkasse abrufbar und nachweisbar sein und 10 Jahre aufbewahrt werden:
Tagessummen-Bons (Z-Bons)
Name des Geschäfts
Datum und Uhrzeit
Tagesendsumme – getrennt nach Steuersätzen und EC- bzw. Kreditkartenumsätzen
Nullstellungzähler mit fortlaufender und lückenloser Nummerierung
Stornobuchungen
Retouren
Entnahmen
Zahlungswege und
alle Speicher
Schätzungen und Verstöße
Schätzungen können vom Finanzamt unter anderem bei folgenden Mängeln vorgenommen werden:
Unvollständigkeit der Tagessummen-Bons
Fehlen der Programmierprotokolle
Fehlen von Kassenberichten
fehlende Aufzeichnungen über den Kassensturz
Unternehmen, die tägliche Bareinnahmen haben, sollten ihren Kassenbestand genau prüfen, um Kassenfehlbeträge zu vermeiden. Man unterscheidet zwischen echten und unechten Kassenfehlbeträgen.
Von Kassenfehlbeträgen spricht man, wenn die Kassenbarausgaben den Kassenanfangsbestand und die Kassenbareinnahmen übersteigen und somit ein Minusbestand in der Kasse entsteht. Dies kann niemals der Fall sein.
Eine Kasse kann nicht negativ werden!
Die Buchführung und auch die Kassenaufzeichnungen sind dann nicht ordnungsgemäß und die Kassenführung wird nicht anerkannt!
Verletzungen der ordnungsgemäßen Kassenführung können neben den Hinzuschätzungen noch mit Geld-strafen geahndet werden.
Echte Kassenfehlbeträge:
nicht zeitgerechte Aufzeichnungen
inhaltlich falsche Aufzeichnungen
Buchungsfehler
Buchung überhöhter oder fingierter Betriebsausgaben
unvollständige Erfassung der Betriebseinnahmen
unzureichende Trennung von betrieblicher und privater Sphäre (Verlust des Überblicks von Geldbewegungen)
falsche Entnahmen- und Einlagenaufzeichnungen
vorausgegangene Kassenfehlbeträge
Unechte Kassenfehlbeträge
Einlagen mit ungeklärter Herkunft
Einlagen, die erst nachträglich eingetragen werden
geschätzte Entnahmen und Einlagen
Einlagen und Entnahmen in unverständlich raschem Wandel
fragwürdige Darlehen von nahen Angehörigen
sogenannte Luftbuchungen (Buchungen fingierter Einlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen, ohne dass tatsächlich Geld geflossen ist)
Praxistipp:
EC- und Kreditkartenumsätze dürfen zu keinem Zeitpunkt den Bargeldbestand beeinflussen.
Willi Kreh – Steuerberater, 12. Mai 2016
www.kreh.de
